¿Debería montar una Intranet en mi empresa? En la mayoría de los casos, la respuesta es sí. Sea cual sea el tamaño de la compañía, existe una solución de intranet adaptada a estas necesidades en la que compartir archivos y comunicaciones.
Pero antes de empezar: ¿qué es exactamente una Intranet?
Una Intranet es una red informática que se sirve de la tecnología de Internet para crear un espacio al que solo tienen acceso los empleados o los usuarios autorizados. Es una herramienta interna que permite el almacenaje de archivos, la comunicación entre los usuarios y las colaboraciones entre los integrantes.
Una Intranet puede ser el sitio web para los miembros de una empresa, pero también de una comunidad cerrada, de una Universidad o de una institución. En general, se emplea este formato cuando se va a compartir información a la que no debe acceder el público general.
En este post nos vamos a centrar en los beneficios que proporciona en una empresa contar con una Intranet para sus trabajadores y proyectos internos. Comenzamos por sus usos y abordaremos después sus beneficios:
¿Para qué se utiliza una Intranet?
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Compartir archivos
Una Intranet permite compartir archivos entre diferentes miembros de una misma organización. Se puede organizar por departamentos, grupos de trabajo o ser comunes a toda la empresa.
Puede convertirse en un auténtico archivo documental de la organización si se utiliza bien y se sistematiza la información para facilitar las búsquedas.
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Directorio de empleados
En las empresas medianas y grandes es importante contar con un directorio de teléfonos y de correos electrónicos para facilitar las comunicaciones.
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Comunicación
Los Intranet pueden incorporar foros internos o chats que permitan una comunicación más fluida y efectiva de los trabajadores.
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Formularios
Los Intranet también permiten instalar páginas de formularios para hacer sondeos de opinión o inscripciones.
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Páginas de información
Además de los sistemas de comunicación privados entre los empleados es posible crear una serie de páginas estáticas con las preguntas más frecuentes o un tablón de anuncios en el que incluir reuniones generales o incorporaciones de nuevos empleados.
Ventajas de la Intranet en la empresa
Acceso 24/7
Una de las principales ventajas de la Intranet de la empresa es que, dependiendo del nivel de seguridad, es posible acceder a ella desde cualquier dispositivo y desde cualquier lugar. Por eso, si se trata de un tema urgente, el empleado tiene la posibilidad de acceder a la información en el lugar en el que se encuentre. Esto es especialmente útil también para poder estar conectado en los viajes de trabajo.
Mejora el compromiso con la organización
Un sistema sencillo y transparente para compartir la información entre empleados permite mejorar el compromiso de los empleados con la organización y la comunicación entre los trabajadores.
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